Penyusunan dan Pengelolaan Dokumen Mutu Rekam Medis Elektronik: Kunci Kepatuhan dan Keamanan Data di Era Digital

Transformasi digital dalam dunia kesehatan telah membawa perubahan mendasar dalam cara informasi pasien dikelola. Salah satu inovasi utama yang menjadi tulang punggung sistem informasi kesehatan adalah Rekam Medis Elektronik (RME). RME tidak hanya mempermudah akses dan kontinuitas layanan kesehatan, tetapi juga memegang peran penting dalam menjamin mutu pelayanan dan keamanan data pasien.

Pentingnya pengelolaan mutu RME ini telah diatur secara tegas dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Regulasi ini menegaskan bahwa setiap Fasilitas Pelayanan Kesehatan (Fasyankes) wajib memastikan bahwa RME yang digunakan memenuhi standar mutu tertentu. Hal ini mencakup aspek keakuratan, keamanan, kerahasiaan, dan keterjaminan informasi pasien.

Penjaminan Mutu sebagai Kewajiban Internal Fasilitas Kesehatan

Salah satu aspek krusial dalam regulasi ini adalah pelaksanaan penjaminan mutu internal atas penyelenggaraan RME. Sebagaimana tertuang dalam Pasal 13 ayat (1) huruf g, Fasyankes bertanggung jawab menyelenggarakan audit mutu RME secara berkala. Audit ini dilaksanakan oleh tim reviu RME yang dibentuk langsung oleh pimpinan fasilitas. Pelaksanaannya harus merujuk pada pedoman penyelenggaraan RME yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan.

Namun, tanggung jawab penjaminan mutu tidak berhenti pada tingkat fasilitas saja. Pemerintah juga memiliki kewenangan melakukan audit eksternal terhadap mutu RME sebagai bagian dari fungsi pembinaan dan pengawasan. Dalam pelaksanaannya, pemerintah dapat melibatkan pemangku kepentingan lainnya guna memastikan objektivitas dan kelengkapan proses audit.

Sistem Manajemen Mutu: Pilar Pengelolaan RME

Guna mendukung proses audit dan penjaminan mutu secara sistematis, dibutuhkan struktur sistem manajemen mutu (SMM) yang kuat. Sistem ini mencakup berbagai elemen dokumen penting, antara lain:

• Pedoman Mutu dan Kebijakan Mutu
• Prosedur Sistem
• Dokumen Penunjang
• Rekaman (bukti kegiatan)

Struktur dokumen dalam SMM umumnya dibagi menjadi empat level:

1. Level I: Dokumen strategis seperti Pedoman Mutu, Peta Proses, dan Sasaran Mutu.
2. Level II: Menjelaskan "apa", "siapa", dan "kapan" suatu proses dilakukan, biasanya berupa Prosedur Sistem.
3. Level III: Menjelaskan "bagaimana" suatu proses dilaksanakan, misalnya melalui Instruksi Kerja atau panduan teknis.
4. Level IV: Berisi bukti nyata dari pelaksanaan aktivitas, seperti formulir, ceklis, atau laporan kegiatan.

Dokumen-dokumen ini menjadi kerangka dasar yang mendukung transparansi, konsistensi, serta peningkatan berkelanjutan mutu layanan.

Kaitan dengan Standar Akreditasi Rumah Sakit

Pengelolaan dokumen mutu RME juga berperan vital dalam memenuhi standar akreditasi rumah sakit, sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK.01.07/MENKES/1128/2022. Dua elemen penting dalam standar tersebut, yakni MRMIK 2.1 dan MRMIK 2.2, menekankan:

• MRMIK 2.1: Pentingnya perlindungan terhadap kerahasiaan, keamanan, dan integritas data. Hanya petugas berwenang yang boleh mengakses data, dan setiap pelanggaran harus ditindaklanjuti.
• MRMIK 2.2: Perlunya sistem untuk mencegah kehilangan, pencurian, atau kerusakan data. Rumah sakit diwajibkan melakukan evaluasi berkala dan dokumentasi atas tindakan perbaikan yang dilakukan

Kedua elemen ini mencerminkan urgensi pengelolaan data yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik.

Peran Audit Internal dalam Meningkatkan Kinerja Organisasi

Dalam konteks manajemen mutu, audit internal menjadi salah satu alat penting. Merujuk pada SNI ISO 19011:2018, audit internal adalah kegiatan independen dan objektif yang bertujuan meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian internal, dan proses tata kelola. Audit ini bersifat konsultatif dan dapat meningkatkan nilai organisasi jika dilakukan secara sistematis dan disiplin.
Audit internal pada RME juga harus dimaknai sebagai sarana pembelajaran, bukan sekadar alat kontrol. Dengan audit yang baik, Fasyankes dapat mengidentifikasi celah, melakukan koreksi, dan menetapkan langkah perbaikan secara berkelanjutan.

Materi ini dapat anda lihat garis besarnya pada link berikut : [ donwload ]